こんにちは、Bookマンです。
今回はこんなお悩みに一発回答していきます。
お礼メールって出さないといけないんですか？出すとしたら、いつのタイミングがいいですか？
よくお礼メールを出しなさいとキャリセンに言われるんですが、どのように書いたらいいかわかりません…
そうですね、
お礼メールを出すのもタイミングが大切ですし、社会人に出す初めてのビジネスメールなので何をどのように書いたらいいか分かりませんよね。
なので、今回その書き方についてズバリ回答していきます。
今回の記事を読むことにより、
・お礼メールはどのタイミングで出せばいいのか、逆にどういう場合は出さなくていいのかが分かる。
・人間の視覚を利用した賢いビジネスメールの「型」が学べる。
・人事の心に突き刺さるお礼メールの書き方が理解できる。
この記事を書いている私は、
・元大手メーカー人事歴２１年
・人事室長として社会人・新卒2,000名超えの採用合否を決定
・脱サラ後、地方大学生に内定必須スキルを伝授し、過去6年間で全方位の業種から第１志望内定率93.9％を達成→内定者の声はコチラ
◆就活コンテンツとして、
・udemyより就活コピーライティング、適職発見スキル、就活マインドセットをリリース
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・Amazon kindle より、就活セルフ・ブランディングなど就活書籍を多数出版
・NOTEより就活パブリックスピーキング、セルフイメージ進化、就活コミュニケーションスキルのセミナー音声を公開（返金保証あり）
お礼メールを出すタイミングを間違うと空気が読めない学生だというレッテルを貼られますし、いいタイミングでお礼メールを出しても内容が希薄だと返って心証を悪くします。
なので、今回の記事を最後まで読み込んでお礼メールでは何をどのように書けばいいのか、内定に加点されるようなお礼メールの極意を習得していきましょう！
お礼メールを出してはいけないタイミング
学生時代はお礼メールを書く機会がそんなにないので、どのタイミングで出せばいいのか迷いますよね。
実際に私が人事採用をやっていた時もたくさんのお礼メールやハガキをもらいましたが、やはりタイミングって何事においても大切だなと実感しました。
なかには、その学生の名前を見ても「誰だったかな？」と顔を思い出せない場面もありました。
なので、せっかくお礼メールを出すのであれば、好機を逃さないようにして下さい。
それではまずお礼メールを出してはいけないタイミングですが、
【お礼メールを出してはいけないタイミング】
✅ 合同説明会後
✅ 会社説明会後
✅ 筆記試験や適性検査後
✅ １次、２次などの初期段階の選考後 など
です。
この段階でなぜ、お礼メールを出してはいけないのか分かりますか？
分かった人はセンスがあると思いますが、「これらの共通点は何ですか？」
１０秒考えてみて下さい。
↓
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↓
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わかりましたか？
そうです、共通点は「母数が多いこと」ですね。
この段階では人事はまだ学生の名前と顔が一致していません。
というか、名前と顔を覚えようとしていません。
「それはなぜか？」ということなんですが、名前と顔を覚えるための目的イベントではないからです。
たとえば、合同説明会や会社説明会の目的って何だと思います？
そうですね、会社をアピールして、できるだけ優秀な学生にエントリーして欲しい思惑が企業側にありますよね。
要はマーケティングで言えば、「集客」です。
この段階でいくらお礼メールを出しても「誰だったっけ？」となるのは目に見えていますし、選考ではないので内定加点にはなりません。ハッキリ言って、時間と労力の無駄です。
次の１次、２次などの初期段階の選考後のお礼メールも不要です。
なぜだか分かりますか？
１０秒考えてみて下さい。
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↓
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↓
↓
↓
↓
わかりましたか？
これも人事の選考イベントの目的を考えると理解できます。
１次とか、2次選考の目的って何だと思いますか？
そうです、大きな母集団から優秀な学生や当社の求める人物像に近い学生を絞り込むことが狙いですよね。
要は選考フィルターなんですが、相対的に合説や会社説明会よりは顔と名前を覚えられやすいですが、人事は絞り込む（＝篩にかける）ことが目的化していて、まだこの段階でのお礼メールは効果が薄いのでやめておいた方がいいです。
それじゃ、どのタイミングでお礼メールを出しておいたほうがいいんですか？
それでは今からその話に触れていきましょうね。
お礼メールを出した方がいいタイミング
それではお礼メールを出したほうがいいタイミングですが、
【お礼メールが効果を発揮するタイミング】
✅ インターンシップ直後
✅ OBG訪問後
✅ 最終段階の面接後
ですね。
要は上記のタイミングはいずれもあなたの名前と顔が一致するイベントの後ですよね。
この時に心に残るお礼メールを出すと効果的です。
インターンシップ直後
インターンシップの初期の理念は「学生の就労体験」でしたが、今は色合いが変わってきてて「合法的な青田刈りツール」になっています。
なので、企業側はインターンシップを通して
✅ あなたが当社の求める人物像に近いのか？
✅ 選考を飛び級で受けさせてもいい学生か？
✅ 内定に値する能力やパーソナリティか？
を実践の場で見極めようとしています。
なので、自然と名前と顔を一致させようとする目的が発生します。
もう１つの側面は、大手企業を除き、大半の人事は採用業務だけを行っているのではありません。
組織改正、人事制度改正、各種規定類改訂、人事異動、人事考課、教育、福利厚生、給与計算、社会保険など多岐にわたる業務をこなしています。そのなかの一環として「採用業務」があるのです。
要は仕事が大変な中、貴重な時間や労力を割いて、インターンシップを行っているのです。
その中でインターンシップ直後にお礼メールを受けると、人事がどういう気分になると思いますか？
う～ん、この学生は良く配慮ができる学生だ。空気が読める子だね。
相手のことを思いやれるので、ビジネスや人間関係面でも活躍が期待できるわね。
といったように心証を良くすることが可能です。
逆に何のリアクションもないと、
当社の志望度が低いんだろうな…
あれだけ時間をかけて真摯に教えたのに、お礼も無いのね…
といった不快な感情になります。
私自身、インターンシップ生を受け入れて、お礼メールを受け取ると「やった甲斐があったなぁ。嬉しい。この学生はいい学生だ。」と脳が快になりましたし、逆の場合は「何の音沙汰なしか…」という感覚で脳が不快になりました。
こういったことの積み重ねが内定確度に関係してきますので、特に少人数のインターシップ後はお礼メールを書くと効果的です。
OBG訪問後
OBG訪問後のお礼メールも効果があります。
なぜなら、基本的にOBGはふだん採用とは関係のない部署で仕事に従事しています。
しかも、忙しい中で後輩のあなたのために時間を割いて、アレコレ相談に乗ったり、アドバイスや助言、説明を行ってくれます。
しかも、１対１の場面が多いので顔と名前が覚えられやすいですよね。
その直後にお礼メールを送ると、どういう印象を受けると想像しますか？
「なかなかいい後輩だな。人事に名前を売っておこう！」
となり、あなたのお礼メールを人事に転送して、推薦までしてくれる可能性が大です。
人事はこういう細かい学生の行動情報をかなり覚えていますので、ぜひ忘れずにやっておきましょう！
最終面接直後
最終面接の段階になると、あなたの顔と名前は完全に一致しています。
ここで最終面接の内容が良ければ、お礼メールを出すことでさらなるダメ押しポイントになりますし、当確線上の学生は加点要素になり、内定確度が高まる可能性があります。
但し、既に合否の議論が終了した後にお礼メールが届いても意味がないので、最終面接後、できるだけ早いタイミングでお礼メールを送りましょう！
賢い学生に見えるビジネス文書の型とは
メール文章でも読み手のことを考えた上手なメール文章と不快なメール文章があります。
たとえば、こういう文章を見たいと思いますか？
Bookマンです。突然質問なのですが、上の一文を読むスピードが少しゆっくりになりませんでしたか?これは『視覚のコントロール』を使った一例です。この技が使えるようになるとあなたの文章を読んでくれる方の反応が変わってきます。せっかく、あなたが一生懸命、真剣に書いた文章が読まれないとあなたの努力は徒労に終わります。なので、この視覚のコントロールはあなたの文章を読んでもらえる生命線といっても過言でありません。さて、この『視覚コントロール』ですがあなたが企業へE/Sを提出するとき、メールで問い合わせやお礼を送る時などに威力を発揮するスキルです。専門用語では「メルコピー」といいます。あなたはこの文章を最後まで読み終えた時には「なんだ、これならできる」と思うほど単純な話しだとお分かりいただけるでしょう。まず、最も簡単な視覚コントロール法はたとえば、このメールような形です。この私の文章を見ていただくと、ダラーッと横に長く書かずに一定数で改行したり定期的に複数改行して空間をあけていますよね。逆にここまでの文章を改行なしで書いてみるとこんな感じになります。
次にこの文章はどうでしょう？
Bookマンです。
突然質問なのですが、上の一文を読むスピードが少しゆっくりになりませんでしたか?
これは『視覚のコントロール』を使った一例です。
この技が使えるようになるとあなたの文章を読んでくれる方の反応が変わってきます。
せっかく、あなたが一生懸命、真剣に書いた文章が読まれないとあなたの努力は徒労に終わります。
なので、この視覚のコントロールはあなたの文章を読んでもらえる生命線といっても過言でありません。
さて、この『視覚コントロール』ですがあなたが企業へE/Sを提出するとき、メールで問い合わせやお礼を送る時などに威力を発揮するスキルです。
専門用語では「メルコピー」といいます。
あなたはこの文章を最後まで読み終えた時には「なんだ、これならできる」と思うほど単純な話しだとお分かりいただけるでしょう。
まず、最も簡単な視覚コントロール法はたとえば、このメールような形です。
この私の文章を見ていただくと、ダラーッと横に長く書かずに一定数で改行したり定期的に複数改行して空間をあけていますよね。
逆にここまでの文章を改行なしで書いてみるとこんな感じになります。
どちらが読みやすいですか？
あるいはどちらを読もうと思いますか？
書いている内容はどちらも同じです。
もちろん、後者ですよね。
ポイントは、
・１行あたりの文字数を揃える。（最大２５文字）
・１～4行以内で改行する。
・テンポ良く文章を書く。
です。
動画で具体例に基づき解説しましたので視聴してみて下さい。
某大手就活サイトのお礼メール添削
これは色々なメディアで私が口酸っぱく言ってることですが、就活サイトの例文を使用しないで下さい。
理由は多く２つあって、
1つ目は、就活サイトの例文を見て多くの就活生が文章を作成しているので、差別化しにくいこと。
2つ目は、就活サイトの例文が現場の人事から見ると必ずしも響くひな型になっていないこと。
なので、大手就活サイトの例文を妄信してお礼メールを作成してしまうと、返って
どっかのひな型を見て作ったお礼メールだな。マニュアル学生っぽいなぁ。自分の頭で考える力がないのかな。
通り一辺倒のお礼文章を見ても、あまり心が動かないわね。
というような状況になります。
私自身も「あっ、これテンプレート使ってるな。評価↓」とか、「これは心の乗った独自性のある記憶に残るお礼メールだな。評価↑」など感じましたので、お礼メールも評価の対象になると思って書くことが大切です。
ここで某就活サイトのお礼メール例文を添削したビデオがありますので、参照して下さい。
このように就活サイトの情報を鵜呑みにすると、実はビジネス現場と乖離があって、まったく評価されないという格好の例ですので、注意して視聴して下さい。
まとめ
いかがだったでしょうか？
お礼メール１つとっても、出すタイミング、書く内容でかなり人事の評価が変わることが理解できたでしょうか？
内定合否にも影響してくる可能性がありますので、できるだけ失点を抑えて、加点されるようなお礼メールを出せるようにしていきましょう！
それではまとめです。
【お礼メールを出してはいけないタイミング】
・合同説明会後
・会社説明会後
・筆記試験や適性検査後
・１次、２次など初期段階の選考後 など
【お礼メールを出した方がいいタイミング】
・インターンシップ直後
・OBG訪問後
・最終段階の面接直後
【ビジネス文書に必須の型３つ】
・１行あたりの文字数を揃える。（最大２５文字以内）
・１～４行以内で改行する。
・テンポ良く文章を書く。
心に残るお礼メールの書き方として『「特に」の後に相手の褒めてほしいことを書く』という重要なマインドセットもお伝えしました。
ぜひ今回学んだ「お礼メール・テクニック」を活用して、内定加点を積み上げましょう！
今回も最後までお読み頂き、ありがとうございました。
Bookマン
追伸：
尚、今回は「お礼メール・テクニック」を伝授してきましたが、この他、就活で内定を獲得するためのESの書き方や面接でも威力を発揮する就活コピーライティングの動画コンテンツを世界一の学習オンライン・プラットフォームudemyで公開しています。
地方大学生が過去6年間で全方位の業種から第１志望内定率９３．９％を達成したコアスキルです。
あなたもこのスキルを学んで、就活そしてビジネスで圧倒的なパワーを手にして下さい。
追伸２：
過去の受講者の「内定者の声」を公開しています。
・就活のスケジュール感
・就活の失敗談
・就活に必須のスキル
・就活生に向けた先輩からのメッセージ
などをインタビューしていますので、就活の参考にしてみて下さい。
